Très utile dans la gestion des entreprises, Microsoft Excel est un logiciel qui permet de faire des calculs, d’analyser des bases de données et même de réaliser des graphiques. En tant que tel, nombreuses sont les entreprises qui l’ont adopté comme moyen d’émission des factures pour leurs clients. En effet, avec Excel, vous pouvez créer facilement une facture et la compléter par certaines formules bien placées pour la personnaliser. Mais comment procéder ? Découvrez quelques astuces pour y arriver.
Se référer aux modèles de factures téléchargeables en ligne
Si vous êtes novice ou que vous n’avez pas des connaissances avérées en Excel pour éditer une facture digne du nom sous Excel et respectant les règles en la matière, vous pouvez vous rabattre sur internet. De nombreux sites proposent des modèles de factures gratuits que vous pouvez facilement télécharger et l’adapter à vos besoins. Apprendre Excel est l’un des meilleurs sites qui mettent à votre disposition un modèle gratuit de facture facilement téléchargeable et entièrement modifiable. Sur le site officiel de Apprendre Excel, vous trouverez non seulement le modèle de facture, mais aussi un ensemble de règles définies par le ministère de l’Économie que vous devez respecter lors de la personnalisation de votre facture. Suivez aussi sur Facebook, Twitter et Google+ toute l’actualité du site portant sur des tutoriels, des cours et des astuces pour pouvoir mieux appréhender Excel.
Vous pouvez donc vous accrocher aux astuces et cours qu’offre Apprendre Excel pour avoir la main et pouvoir concevoir vos factures vous-même les prochaines fois
Concevoir soi-même une facture sous Excel
Deux possibilités s’offrent à vous. La première se rapprochant du cas décliné plus haut, vous aurez à concevoir votre facture à partir des modèles Office disponibles sous Excel et la deuxième consiste en la création de la facture à partir d’une feuille de calcul vierge.
- Choisir un modèle de facture proposé par Office
Pour toutes les versions d’Excel, vous trouverez des modèles de factures que vous pouvez adapter à vos besoins. En effet, à partir de votre logiciel, accédez à l’ensemble des factures proposées par Microsoft Office. Faites votre choix et commencez par y travailler. Il n’y a pas grand-chose à faire, à part renseigner les parties réservées pour la personnalisation de votre facture. Pour ce faire, mettez à jour le titre de votre facture. Il devra inclure les informations telles que le nom de votre société, la date et le numéro de facture. Ensuite, définissez l’adresse de l’expéditeur et du destinataire. Insérez maintenant les informations de facturation (Désignation des produits et des prix) puisqu’il s’agit ici d’un modèle, les totaux s’afficheront au fur et à mesure que vous inscrivez les quantités. Et voilà ! Votre facture est prête. Il ne vous reste qu’à l’imprimer et l’envoyer au client.
- Création de la facture à partir d’une feuille de calcul vierge
Avec votre connaissance en Excel, vous pouvez commencer à partir d’une feuille de calcul vide. L’entête devra d’abord être mise en place puis viendra le corps de la facture. La différence entre cette conception et celle précédente est que c’est vous-même qui implémentez les formules de calcul dans votre facture. Pensez donc à incorporer les formules pour automatiser la facture. Vous obtiendrez alors de façon directe les sous-totaux, le montant hors taxe, le montant de la TVA et le montant TTC de votre facture.